Surat dinas adalah surat resmi yang isi isinya mengenai berbagai hal yang memiliki kaitan dengan pemberitahuian atau pengumuman, izin, sebuah mandate atau penugasan, dan sebagainya. Yang ditujukan kepada pihak staff atau karyawan dari lembaga yang bersangkutan sebagai pembuat surat dinas.
Surat dinas dibuat untuk sebuah hal penting yang sifatnya formal kedinasan, berlaku di semua lembaga pemerintahan, instansi perusahaan, dan lembaga formal lainnya. Secara khusus, tujuan dibuatnya surat dinas adalah untuk menyampaikan informasi tertentu untuk memenuhi kepentingan perusahaan atau lembaga kepada seseorang yang sedang bekerja di tempat yang bersangkutan tersebut.
Struktur Penulisan Surat Dinas
- Bagian Kop Surat ( Kepala Surat )
Kop surat berada di sisi paling atas surat dan tepat di bagian tengah, lalu kepala surat ditulis dengan menggunakan huruf kapital untuk menyebutkan suatu lembaga atau instansi tertentu yang mengeluarkan surat.
- Waktu Penulisan Surat
Waktu sangat penting dicantumkan.
- Nomor Penulisan Surat
Nomor surat yang ditulis di sebelah kiri atas tepat di bawah kop surat dengan posisi yang sejajar dengan waktu surat.
- Lampiran
Lampiran juga salah satu hal penting yang harus ada.
- Hal Atau Perihal
Sama dengan surat resmi lainnya, dalam penulisan surat dinas ini perihal yang akan disampaikan dalam sebuah pernyataan surat harus jelas, kepada siapa atau untuk apa surat dinas dibuat.
- Alamat
Fungsi dari alamat untuk memperjelas dan memastikan pihak penerima yang bersangkutan berdasarkan lokasinya agar tidak terjadi sebuah kesalahan tujuan dalam penerimaan surat dinas.
- Salam Pembuka Surat
Salam pebuka surat tidak hanya penting untuk diterapkan di surat dinas atau surat resmi saja, tapi semua jenis surat termasuk surat pribadi.
- Isi Surat
Isi surat berisi tentang tujuan disampaikannya surat dinas kepada seseorang.
- Salam Penutup Surat
Setelah isi surat dinas ditulis mengenai tujuan, kemudian selanjutnya pada bagian terakhir perlu dituliskan paragraf penutup sekaligus salam penutup surat.
- Identitas Pengirim Surat
Tulislah nama terang beserta tanda tangan sebagai penulis atau pengirim surat yang ditugaskan oleh lembaga atau perusahaan tertentu.
- Tembusan
Tembusan adalah file ganda yang dicopy dari file asli atau dokumen surat dinas utama. Fungsinya untuk pihak penerima bisa menyimpan copy an tersebut sebagai bukti cadangan untuk keperluan mendatang.
- Inisial Surat
Bagian opsional dari penulisan surat dinas adalah inisial surat, di sini kamu dapat mencantumkannya maupun tidak sesuai dengan kepentingan yang diperlukan oleh perusahaan atau lembaga terkait.
- Stempel
Tahap terakhir jangan lupa untuk menambahkan stempel perusahaan atau lembaga tertentu.
PT. CINTA SEJATI
Jl. Sukahaji no. 1
Telp. 021xxxxxx7 Fax. 021xxxxx33 Email. Cintasejati@mail.us
==================
No. : 022/SU-SMS/II/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan Sosialisasi
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Cinta Sejati
Jl. Sukahaji no. 1
Di Tempat
Dengan Hormat,
Berhubungan dengan pergantian kedudukan beberapa jabatan dalam periode ke 9 di PT. Cinta Sejati, maka dengan ini kami mengundang perwakilan dari perusahaan untuk melakukan penyematan serah terima jabatan yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Rabu, 2 Juni 2020
Waktu : 10.00 – 11.00 WIB
Tempat : Ruang Meeting PT. Cinta Sejati
Demikian surat undangan ini, kami sampaikan Mohon kedirannya tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ahmad Rijaldi, S.Pd.